September 26, 2023
ホスト： オリバー・ボール（Dark Horse ビジネス開発チームマネージャー）
メインプレゼンター：デビッド・ジャセック - Dark Horse プラクティスエキスパート（製薬業界で10年以上の経験）
パネリスト：
開会の挨拶
オリバー・ボール： 皆様、こんにちは。今ご参加いただいた方もいらっしゃいますので、全員が揃うまであと数分ほど待ってから開始したいと思います。
それでは、時間になりましたので始めさせていただきます。途中から参加される方もいらっしゃるかと思いますが、そのままお入りください。
本日は、Dark Horseのウェビナーシリーズ「Unbridled Excellence」の第2回にご参加いただき、誠にありがとうございます。
このウェビナーシリーズは、Dark Horseが長年培ってきた経験を皆様と共有し、お役立ていただくことを目的として開催しております。
私はDark Horseでビジネス開発チームマネージャーを務めておりますオリバー・ボールと申します。本日はホストを務めさせていただきます。また、プレゼンターとしてデビッド・ジャセックが登壇いたします。
ご存知の方も多いかと存じますが、Dark Horseは細胞・遺伝子治療の分野において非常に深い知見を有しており、設立から8〜9年で300社以上のクライアント、650を超えるプロジェクトを支援してまいりました。
このウェビナーシリーズは、私たちが長年培ってきた経験とベストプラクティスを共有することを目的としています。
対象は細胞・遺伝子治療の分野全体であり、開発のあらゆる段階、治療モダリティ、そして世界各地の地域を網羅しています。本日は、その膨大な経験の中から、今回のテーマに関連する重要なポイントを凝縮してお届けします。
10月末には、第3回ウェビナーとして「フェーズに応じた分析手法の開発」を開催予定です。ジョシュ・ベケットとアリシア・フィエドロヴィッチが登壇する、非常に興味深いプレゼンテーションになるはずです。
続いて11月には、当社の規制関連の専門家チームによるパネルディスカッションを予定しています。これは、細胞・遺伝子治療の規制に関する最新動向や、諮問委員会（AdCom）へのコメントなどを議論する「レギュラトリー・ラウンドアップ」のライブ版です。当社の規制チームの専門知識を直接活用できる、またとない機会となるでしょう。
12月には今年最後のウェビナーとして、当社の経営陣であるアンソニー・デイヴィス、ケイティ・スピンク、ロブ・アレンの3名が登壇します。2023年の主要な振り返りとテーマについて解説し、さらに2024年の展望を予測します。
細胞・遺伝子治療の分野において、非常にユニークかつ強力な視点を持つ彼らの考えや意見を聞くことができる、貴重な機会です。
それでは、本日の本題に入るため、同僚のデイビッドにバトンタッチします。なお、ご質問はプレゼンテーションの途中および終了後に受け付けます。Zoomウェビナーのチャット機能からお送りいただければ、最後にまとめて回答いたします。
それでは早速、本日の進行をデイビッドに引き継ぎます。
プレゼンターおよびパネリストの紹介
デイビッド・ジャセック： オリ、紹介ありがとうございます。それではスライドを表示します。
本日のプレゼンテーションのテーマは「査察管理と対応」です。本題に入る前に、私自身の簡単な自己紹介と、本日パネルに参加するメンバーを紹介させてください。
私はデイビッド・ジャセックと申します。Dark Horseのプラクティスエキスパートを務めています。製薬業界で10年以上の経験があり、その大半を品質管理関連の役割で過ごしてきました。
オーストラリア、米国、EU/英国での業務を経験し、幸運にも、また時には苦労しながらも、多種多様な規制当局や査察に対応してきました。
今回のプレゼンテーションでは、可能な限り幅広い範囲をカバーしたいと考えています。
それでは、他のパネリストのメンバーにも簡単に自己紹介をお願いしたいと思います。
ヒース、最初にお願いできますか。
ヒース・コーツ： もちろんです、デイビッド。皆さん、こんにちは。ヒース・コーツです。Dark Horseでシニアプリンシパルを務めており、入社して1年強になります。FDA関連のコンサルティングに携わって約4年です。それ以前は、CBER（生物製剤評価研究センター）の製造・製品品質部門で約7年間、審査官および査察官を務めていました。さらにその前は、細胞治療の受託製造施設で約10年間、バリデーションプログラムの運営を担当していました。本日はご参加いただきありがとうございます。
リアム・ブリーン： それでは、私から自己紹介させていただきます。リアム・ブリーンと申します。業界歴は約8年で、Dark Horseには1年半ほど在籍しています。これまでのキャリアは一貫して品質管理のコマーシャル部門に携わっており、主にアウトソーシング業務の管理を担当してきました。
以上です。
デビッド・ジャセック： お二人ともありがとうございます。また、適格QP（有資格者）であり、Dark Horseの品質責任者を務めるステファン・クロフトも、プレゼンテーション終了後の質疑応答パネルに参加予定です。
プレゼンテーションの概要
デビッド・ジャセック： それでは、プレゼンテーションの本題に入ります。今回は、査察への備えと準備、査察当日の対応、そして最後に査察後の対応という流れで進めていきます。
査察への備えと準備
規制当局のアプローチを理解する
デビッド・ジャセック： まずは備えと準備についてですが、査察全般において留意すべき点は、規制当局によって申請書類の審査方法や査察の進め方が異なるということです。
世界には多種多様な規制当局が存在します。画面に挙げたのは主要な機関の一部ですが、それぞれ査察の形式ややり取りの仕方も異なります。
そのため、自社がどの地域で事業を展開し、どの機関から査察を受ける可能性があるのかを把握しておくことが極めて重要です。
また、規制当局の違いだけでなく、査察の種類によっても準備へのアプローチは異なります。
画面に例を挙げましたが、査察活動そのものの性質に加え、承認前査察（PAI）なのか、あるいは現地査察、リモート査察、あるいはその両方を組み合わせたハイブリッド型なのかといった点も考慮する必要があります。
このように、査察には個別のバリエーションが非常に多く存在します。本プレゼンテーションでは、可能な限り網羅できるよう、ベストプラクティスに基づいた一般的なアプローチについて解説します。
一点留意していただきたいのは、本プレゼンテーションは基本的に定期査察を想定しているという点です。もちろん、状況によっては突発的な査察や原因調査のための査察が行われることもあり、その場合はより混乱が生じやすくなります。しかし、本来であれば組織は常に査察を受け入れられる状態にあるべきです。そのため、ここで説明する中核的な要素は、予告なしの査察であっても適用できるはずです。
査察官が注目するポイント
デビッド・ジャセック： 規制当局を把握し、どのような査察が予想されるか分かったとして、では査察官は個々のレベルで具体的に何をチェックしているのでしょうか。
俯瞰的な視点、つまり全体を広く見渡したとき、彼らが最も重視するのは、患者の安全に対する根本的なリスクの有無、そして事業免許に関連する法的義務を遵守しているかどうかという点です。
非常に抽象的であることは承知していますが、高いレベルで見れば、査察官が求めているのはまさにこの点に尽きます。
個別の詳細については、どの監督機関の管轄下にあるかによって異なります。スライドに、査察官が何を重視し、どのような手順で査察を行うのかを理解するための参考資料をいくつか挙げておきました。
ここに太字で示した用語を検索すれば、該当する文書が見つかります。ただし、FDAやEMA、あるいはその他の規制当局の管轄かによって内容は異なりますので、必ずご自身の組織が対象とする規制領域を確認してください。
査察準備の核心要素
David Jasek: いずれにせよ、査察官が何を重視するかに関わらず、査察を成功させる可能性を最大限に高めるためには、守るべき準備の核心要素がいくつか存在します。スライドに沿って、順を追って説明します。
第一に、そして最も重要と言えるのが「組織文化」です。査察の成功は全員の責任であるという意識を、組織文化としてスタッフに浸透させる必要があります。査察を円滑に進めるために、一人ひとりが果たすべき役割があることを理解してもらうことが不可欠です。
査察で失敗する組織によく見られる傾向として、査察対応は品質保証（QA）部門がすべて引き受けるものだと考え、製造部門などが関与する必要はないと思い込んでいるケースがあります。
そのような閉鎖的なアプローチは、査察当日に重大な問題を引き起こす原因となります。
次に、単純なことですが、残念ながら多くの組織が誤りを犯しやすいのが、ライセンス上の義務を正しく理解することです。どのようなライセンスを保有し、どのような申請を行っているのか、またそれに関連する法規制は何かを把握し、査察官が来訪する前にそれらすべてを遵守している状態にしておく必要があります。
また、これらの要素を網羅した正式な査察準備手順や方針を策定しておくことも重要です。これらはすべて核心的な事項であり、本プレゼンテーションの後半で詳しく掘り下げますが、会社として正式な方針を定め、各領域へのアプローチを明確にしておくことで、スタッフの指針となります。
適切に機能する品質システムを維持することも不可欠です。私たちがよく使う表現では「システムが整備され、管理下にある」状態を指します。具体的には、問題が発生した際にそれを特定し、適切に調査を行い、特定された事項に対して必要な措置を講じることができる品質マネジメントシステム（QMS）を意味します。
最後の要素として、現場の全スタッフを対象としたトレーニング計画が挙げられます。これについては後半で詳しく説明しますが、査察中の適切な振る舞いや査察官への対応方法、また査察活動に関与する場合の役割や、当日の業務を円滑に進めるための協力体制について教育しておく必要があります。
これらが、査察前に整えておくべき核心的な要素です。
組織の経営層に携わる方であれば、これらの要素が確実に整備され、現場の全員に浸透していることを確認することが、最も重要な責務となります。
準備のための重要な問いかけ
David Jasek: それでは、これらの領域について少し詳しく見ていきましょう。
査察準備において自問すべき重要な問いの一つは、組織内の最大のリスク要因を把握しているか、コンプライアンス上の欠陥を認識しているか、そして規制当局に対して過去に約束した事項があるか、という点です。
それらは達成されていますか？完了したことを証明するエビデンスはありますか？組織の現状を把握し、規制当局や関連するガイダンスとどのように連携しているかを理解することは、課題に対処するための準備として極めて重要です。
組織の準備状況を「真の状態」として正確に把握できていますか？自ら内部監査や現場の巡回を行いましたか？QMS（品質マネジメントシステム）の指標を確認しましたか？それらは実際に管理状態を証明するものになっていますか？
もしこれが専門外であれば、外部の専門家チームを招いて客観的に準備状況を評価してもらい、それに基づいたガイダンスを受けることを検討しましたか。
模擬査察に参加したことはありますか？これらはすべて、準備の真の状態を把握するために、実際に経験しておくべきことです。
多くの組織が「査察の準備は万全だ」と考えています。しかし実際には、想定していたほど各分野の準備が進んでいないことも少なくありません。
したがって、組織の成熟度と何が完了しているかを正確に理解することが鍵となります。
もう一つの要素は、非常に単純に思えるかもしれませんが、適切な人員配置ができているかという点です。十分な知識を持つSME（専門家）はいますか？また、そのバックアップ体制はありますか？例えば、分析担当者が一人しかおらず、その人がすべてを把握している場合、査察当日に何らかの理由で出社できなければ、査察官に良い印象を与えません。
そのため、これらの分野で層の厚さを確保し、査察だけでなく日常業務を支える十分な人員を配置しておくことが重要です。
事前通知がある査察の場合、査察官に連絡を取り、事前の要望を確認しましたか。通常、彼らは確認したい文書リストや施設に関する一般的な情報を求めてきます。査察を円滑に進めるためにも、事前に連絡を取り、情報を入手しておくようにしてください。
物流面での準備として非常に単純ですが、適切な監査ホストを立てることも重要です。通常は品質管理責任者が務めますが、組織として査察管理の責任者とみなされる人物を確実に配置してください。
明確な理由から、この役割を担う組織的な担当者を一人決めておくことが非常に役立ちます。
物流面での準備
David Jasek: 見落とされがちな物流面での項目もいくつかあります。これらについて改めて時間を割いて説明したいと思います。非常に単純で当たり前のことに思えるかもしれませんが、査察を成功させるためには、こうした細部への配慮が不可欠です。
査察官への連絡は、事前の要望に対応するだけでなく、物流面での調整も兼ねています。到着時間、監査の期間、想定されるスケジュールなどを話し合っておきましょう。
ほとんどの査察官は、現場の活動に制約があれば柔軟に対応してくれます。しかし、話し合いをしておかないと、特定の時間に到着する予定だったのに何らかの理由で来られないといった事態になりかねません。これもまた、規制当局に対して良い印象を与えません。
査察官が現場に来れば、必ず施設の見学を希望します。この見学ルートは、非常に詳細まで計画しておくべきです。
見学ルートを計画し、査察官が見るであろうエリアを網羅するようにしてください。包括的でありながら、組織を最も良い形でアピールできるようにします。単純なことですが、清潔に保ち、ゴミ箱を空にし、壁の擦り傷を塗り直すといった準備も重要です。
こうした細かな配慮が、組織を可能な限りプロフェッショナルな姿として見せる助けとなります。
もう一つは、監査用会議室の確保です。最低限、監査を行う部屋と、別のバックルーム（控室）を用意する必要があります。各部屋の詳細については後ほど説明しますが、Wi-Fiや電源、プリンターが完備されていること、そして製造エリアや倉庫の真ん中ではなく、ある程度隔離された場所であることを確認してください。
Making sure the restrooms are nearby. These kind of things again, it sounds simple, but just making sure that everything is in place logistically, in order to support the operation of the audit.
Personnel logistics arranged. So will you need extra staff on site for the days of the audit in order to maintain normal operations as well as support the audit itself. Have you got parking for them, you know, is there a cafeteria? How will they get food? You know, it's not going to necessarily stop for lunch. But how is this going to work? Logistically again, it seems simple, but it does need a little bit of thought put into it to make sure that you're not stuck with an awkward situation at lunchtime.
This is a really key one around making sure records are available. A lot of sites have an off-site archive or document store. So inspectors are flexible if documents they'd like to view are told off site, they understand this would take time. Okay, so this isn't a critical element in and of itself, just making sure that anything the inspector is likely to want to view, get it on site ahead of the audit, just, you know, make sure it's stored appropriately. All of these sort of things, but just make sure you can, you know, reduce any potential downtime and again, make your organization look on top of things, look a bit more professional.
So anything that's pretty core that you think they're likely to want, get that on site before the audit day itself.
And one final thing here, and this is more for larger organizations that have multiple sites. Sometimes there's additional corporate requirements, you know they may need to have legal representation on site. They may need to have, you know, a member of the executive or the sort of general manager of the region on site as well. So just make sure that you're aware of any additional corporate requirements you have here, and you can manage those, you know, according to your organization's practices.
Staff Training
David Jasek: Okay, so that was all of the logistical elements. But I did mention staff training earlier in the core items, and I really want to reiterate how critical this is. So all staff that will be involved in the inspection should undergo a degree of training.
Ultimately a single inappropriate or unguarded comment really can make or break an inspection, and I have seen this happen where you know staff untrained properly, or show inappropriate documents. They'll have, you know, totally unguarded conversations with the inspector. They will say incorrect things to the inspector. And all of these can lead you in a poor state.
So the training regime should be put in place for all staff, and there's a number of things on the slide here that should be covered under that. But I would say the top 2 are the core ones. So making sure staff can stay calm under pressure when they're talking to the inspector and making sure that they are always truthful to the inspector, are really the 2 primary things.
It is worth mentioning that you will have a list of SMEs or other personnel at your site that are likely to deal with the inspector. However, you know during the site tour or other times, the inspector can really request to talk to anyone on site.
So just make sure that everyone has a degree of training on how to engage the inspector and how to sort of stay calm, not only your SMEs, and I would say advanced training for people that, you know, will be presenting data absolutely. But a general base level of training for everyone is important here.
I've certainly been involved with issues at sites where, for example, the people at the front desk have no idea what the regulator is, you know they have no training at all, and you know they might refuse to let the FDA on site or things like that. They can really get things off to a very bad start just because no one had thought that they would need any kind of information or training.
So even just the basics really makes a big difference.
Mock Inspections
David Jasek: Another element that is strongly encouraged is around mock inspections. So these are a key tool for not only training staff for, you know, dealing with an inspection, or, you know, becoming experts in areas but also testing your background practices and assessing the readiness of your organization.
So these can be done in a whole variety of different ways. They can be very small scale to full, large scale. It really just depends on what your organization needs or what your strategy is.
A sort of general approach would be what I've got outlined on this slide here where you're kind of taking a cyclical approach. It's often similar to what you see sites do for internal inspections, internal audits, where you're feeding back. So you may run multiple mock inspections based on what you find, and each one sort of you know, improving your staff's abilities, you know, streamlining your processes, making sure that, you know, you have certain documents ready. These sort of things.
One thing worth mentioning is that mock inspections are typically run by the quality group on site. There's a real benefit to having an external expert come in and either perform the mock inspections or sort of act as inspectors, just to have an independent view on what works and what doesn't work, and to be able to provide feedback to the organization that's a bit more objective and perhaps a bit more expert.
There is significant value in your site for that.
Key Takeaway
David Jasek: So in terms of a high level view on inspection preparation, that covers most of the key elements there. One critical question, I think, is worth asking is, do you know the true state of readiness of your organization. And we did allude to this earlier, but just having a real understanding of where you are, you know, have you actually done walk arounds? Have you done mock inspections? Have you had an external group come in?
All of this stuff to really understand how ready your organization is. It's very common that sites are not as ready as they think they are for an inspection. And this can lead to issues during the inspection itself.
So I do want to really highlight, this is the key takeaway for the inspection prep section.
Managing an Inspection
Three-Pillar Approach
David Jasek: Moving on to the inspection management section here.
There's several different ways to manage an inspection. In my experience, the best way to look at your inspection operations to be effective is to really divide your organization into 3 separate pillars.
So I would call these, you know, the front room, the back room, and routine operations.
So, looking at these in turn. The front room is the group of people who are directly engaged with the inspectors. They're answering the inspector's questions, they provide any inspector with information, they have to give them summaries of what you've done on site or talking through records, that kind of activity.
The back room is a separate group of staff, and they're involved purely in supporting the front room. So they're doing no day-to-day operations. They're purely involved in getting documents to fulfill requests for the inspector, getting SMEs ready to talk to the inspector, you know, facilitating what's going on in the front.
And then the third group is really only indirectly involved in the inspection. So they're maintaining their routine operations.
So you know, you do want to keep, you know, if you have, if you have a manufacturing campaign during an inspection that manufacturing campaign should keep running during the inspection, so you will need people to do that activity to ensure that you're being compliant to your organization's policies.
And just to make it look like you have a functioning site, even if it is a slightly reduced, you know, workforce or working pattern. You know, if the inspector's on their tour and they just see a complete ghost town with empty benches, no one around, empty rooms, nothing happening in the warehouse that is a bit of a red flag, and that can cause them to push and investigate certain areas. So just keeping routine operations running is an important part of the inspection operation.
Opening Meeting
David Jasek: So I want to go through and look at some of the key elements that happen during an inspection, and one of them is the opening meeting. So this is essentially, really the first event of the inspection. This would happen in the front room, and you would have a set of attendees that are listed out here. Critically, please make sure you have all people that are named on the license, if possible. This is another common error that we see that regulators like to see people that are named on the license, that they're real people, they can judge their effectiveness.
So during the opening meeting there should be an opening presentation to sort of update the inspector on your site, type of activities done, types of, you know, products that you manufacture, anything that's changed since last inspection. Really just an overview of events that have happened.
Often I see what's happened, and no offense to my colleague Oli from the introduction, but try and keep sales and business development people off this presentation, because what can happen is it becomes a bit of a brag where they can talk through, you know, sales numbers, or, you know, customers, and these sort of things. That information, there's nothing wrong with that. But that's not really appropriate, and that's not something that the inspector is going to really care about.
Just make sure this is put together by, you know the appropriate people with the appropriate information there for the inspector.
Also, during this opening meeting, is a really good opportunity to confirm the agenda and the scope.
You know, as I mentioned earlier, there may be, you know, if you have a manufacturing campaign, maybe you know your head of manufacturing currently can't attend outside of his other duties. So he's only available in the afternoon, or something like that. That's generally fine, as long as you're upfront about communicating to an inspector and you can set up, you know, rough agreed times for these things. It tends to not be an issue. But you just want to make sure you can confirm all this with the inspector so you're being transparent.
There's usually some pre-requests that have already gone out to the inspector. But based on the opening meeting, or just based on their current thoughts, they may want some additional information straight away. This could be as simple as a list of procedures you have on site, or maybe some core procedures they hadn't seen, you know, information around your site master file, or your license, things like that. Just make sure these are ready to give to the inspector. They often come up.
Back Room Operations
David Jasek: So that's the sort of opening meeting at a high level. I do want to look at the back room operations. So this is something that doesn't always get as much attention as it possibly should. So I do want to spend a little bit of time going through this here, because it is a really critical part to having a successful inspection.
So the back room as mentioned previously, is responsible for sort of gathering requests and submitting all that information to the front room to present to the auditor. So, having clear reporting lines is absolutely critical here. You want someone with authority, someone who is going to be appropriate in that role, a single person who can clearly communicate what's happening.
There should be scribes in the front room during an inspection. So just note taking what is happening, what the inspector is saying, what the request might be, that sort of thing. Ideally, if you have the capability, getting this transmitted live into the back room is a huge benefit. So you know, it can be someone typing in a, you know, a Google Doc or something in the front room and a TV in the back room that's displaying that just to keep them updated on what's happening in the room.
This is really important for making sure they're on top of things and they get some context around the requests.
Request tracking system. So this is absolutely critical. There's a lot of different ways to do this. Some e-commerce systems have this built in, but that's not needed necessarily. You know, you can use again like a Google sheet or something like that. It is totally fine. A shared spreadsheet works well. Paper based systems can work well. It depends what your organization is comfortable with and what the scale and scope of the inspection is. So a lot of different ways to do this. But the key thing is making sure that it works, you've tested it out, you can track things, you can reconcile requests.
So basically, whatever works, as long as you practice it, and everyone's comfortable with it, that's what we should use.
So apart from request tracking and issuance, reviewing requests is the other critical activity for the back room itself. So everything that goes into the front room really should be reviewed in the back room to make sure that it's complete and accurate. So this can be as simple as being sure all the pages, you know, if you printed something, all the pages are there, or they're in the right order. Or it may be correcting minor issues in documents. All of that is fine. Just make sure you're following your procedures at your company for corrected documents. If something's already been approved, you know, take care for correcting it, because the inspector will see what's happened.
Providing Data to Inspectors
David Jasek: So we've been through some of this already in terms of providing data directly to inspectors. If you're giving electronic documentation, I would say, try to use PDF or locked copies that can't be edited, if you're giving them to an inspector.
Some inspectors will want to see someone use the system. If you have a, you know a LIMS system or an eQMS, they may want to see how it functions in practice and pull up records. That's fine. Generally, the best way to do this is someone from the back room, you know, to go into the front room to sort of, you know, act as the hands of an inspector. You don't want an inspector to have direct access to these systems. It should go through an intermediary who's an expert at your site to just make sure that you again, you can practice this and also just make sure there's as little ambiguity around requests as possible.
Inspectors generally have no problems clarifying a request, and as long as you're transparent and making it clear that you are trying to fulfill it, you just want to make sure you're doing it in the right way. It's not a problem to ask a clarification question or 2 around a request.
Fixing Issues During Inspections
David Jasek: Another element that comes up often is, should we fix things during inspections? I would say generally, no. It does depend. If there's a small error that can be, you know, fixed quickly, that can be done. But care should be taken around this. If it's something that needs an investigation in order to address the root cause, or to resolve, then that shouldn't be rushed. Your process should be followed for that.
You know, ultimately, if something's identified, if a gap is identified by an inspector, and you rectify it, you know, somehow, during the inspection, that's almost certainly going to still be listed in the audit report itself. That's not going away. You may be mitigating the severity of the issue, but you're not resolving the issue. So the kind of utility of fixing things during inspections, it really does vary. It's something that should be done carefully.
Handling Difficult Inspectors
David Jasek: Okay, so handling difficult inspectors. So number one, I'm going to have to ask Heath Coats to close his ears for this section. As an ex-FDA inspector, unfortunately, some inspectors can be difficult to deal with.
So I have a couple of key points on here just to set some principles.
So number one, don't try and argue with an inspector. You probably won't win, and you'll only irritate them. So just leave that to one side. Don't argue with an inspector. There will be an opportunity for you to give a formal response to the inspector's findings, and that's not necessarily on the day to the inspector's face.
But don't argue with them. Try to not get defensive about their findings, even if they may be unreasonable or coming across, you know unprofessional.
I've brought this up several times, but be really careful who talks to the inspector, you know, make sure where you can. These are people who are composed and knowledgeable.
Ask the inspector what their specific concerns are, you know, if they're getting a little bit worked up about a particular issue, just ask them to clarify, you know what is the specific thing that they're worried about? Is it a patient safety issue? Is it a compliance issue? You know, what are they concerned about? And then you might find, if they have a little bit more clarity there, that you can address at least part of what they're worried about.
And this kind of really follows on if you can't directly address the issue, you know, maybe there is a gap that your organization just wasn't compliant in. That's fine. You can, you know, provide some background and context for what's going on which can help to defuse the situation a little bit. You may want to again be a bit careful here, but things like, you know, meeting minutes or things like, you know, drafted documents that may not be fully issued yet.
These can be useful. They can also open you up to potential other areas of investigation. So there is a balancing act here that you're going to have to sort through on an individual level.
But these can be tools to help mitigate the severity of a finding from an inspector.
Yeah, so just, I guess in summary kind of, you know, kill them with kindness. Just be nice to the inspectors. It's basically you won't win an argument is my fundamental advice here, so be as nice as possible. Try and fulfill all of their requests, you know, in a depth and composed manner, as you possibly can.
I do also want to mention the kind of flip side of this. Be aware of the silent treatment from inspectors. I've seen this happen where inspectors will just be very quiet, you know, they may review documents, they may look at you, they may not say anything, for, for you know prolonged periods of time, you know, wanting you to sort of fill the gap.
You know, that can be fine. Just be aware of what's happening here. You don't want to volunteer information, or you don't want to accidentally, you know, address things that are either incorrect or give the wrong context for something. So just be a bit careful here, you know, inspectors, they're very tricky, but they're very clever. So you want to be appropriately respectful.
Audit Closure
David Jasek: Okay, so moving on to some elements around the audit closure itself.
So the inspector will have their own wrap up meetings and their own sort of closure process for the audit. But if it's a, you know, if it's a multi day inspection, it is a good idea to have your own internal wrap up meetings to talk through what's happened, prepare for the next day, you know, do a bit of a temperature check, make sure everyone's on the same page with how they felt things went.
And for the final wrap up meeting, you know, with the inspector itself, attendance ideally should be the same as the opening meeting. And this meeting is led by the inspector. They'll say, you know roughly how long they need, you know, that would be the timing of it with you. Something that they will arrange.
I did mention this on the last set of slides, but you know the inspector will give you initial feedback during the wrap-up meeting. That's fine. Just make sure that you know you will be given an opportunity for a formal response, and it's not necessarily the best thing to have a gut response if there's any negative findings during this wrap up meeting.
That said, do make sure that you fully understand all of the inspector's findings before they leave site. So there's nothing wrong with, you know, asking for clarification, asking for additional information. That's good. The more information you have before the inspector leaves the better.
So just make sure that you know everyone is aware of the findings from the inspector, and you can then talk through how to begin to respond to them, which leads us into the final section of the presentation.
Inspection Response
Response Timelines
David Jasek: Okay, so you've prepared for your inspection, inspector's been on site, you went through the whole process, you had a nice closeout meeting, that was lovely. When should you expect a response? Now again, the answer is that it depends. Unfortunately, it really just depends on the different regulatory body and the different sort of format and type of the inspection.
So what I've got up on the slide here is just 2 examples, one from the MHRA and one from the FDA. So from the MHRA, they have, you know, fairly strict timelines on the issuance of the report, and when responses are expected.
For the FDA, for you know, pre-license inspection or pre-approval inspection, they will give you initial feedback in a Form 483 at the closing meeting itself, and responses should be, you know ASAP. So really for both, at the end of the closing meeting there should be an immediate turnaround from your organization in order to prepare the grounds for a response, and I'll go into how best to do that in the next set of slides.
Yeah, just one thing that if there's anything absolutely critical, all timelines go out the window. You'll hear back from the regulators as soon as possible if there's an identified patient safety risk that will obviously get escalated.
Possible Outcomes of Poor Inspections
David Jasek: Okay, so if you do have a poor inspection, what are the possible outcomes of this?
There's quite a wide variety. This can lead from anything to like sort of enhanced scrutiny, your organization seen as a little bit of a higher risk all the way through to, you know, loss or suspension of your license, or import or export bans.
And there's a lot of different steps on the way that, depending on the particular severity of the inspection findings. So getting an inspection finding isn't great, but it's not always the end of the world. It really does depend where you land on this scale, and one way to, you know, make sure you're near the higher end of the scale, you know the enhanced regulatory scrutiny end, is to make sure that you have a really robust audit response. This can put the regulators at ease and put your organization in the best stead to be, you know, compliant in the future and to remediate.
Inspection Response Strategy
David Jasek: 査察への対応戦略として、査察終了直後、可能であればクロージングミーティングの直後、あるいは可能な限り速やかに、部門横断的なグループを招集し、査察の結果と査察官の指摘事項について協議する必要があります。
このグループが行う活動はすべて、QMS（品質マネジメントシステム）内で文書化してください。また、完了したアクションの証拠も適切に記録する必要があります。このプロセスは直ちに開始してください。
このグループにとって最も重要な最初のステップは、スライドに示されている通り、サイトが管理下にあるか、根本的に患者の安全を脅かすリスクがないか、そしてそれに対処するための市場措置が必要かどうかを確認することです。
当然のことながら、答えは「いいえ」であることが望ましく、ほとんどの場合、実際その通りです。しかし、これはグループが最初に取り組むべき極めて重要な問いです。
前述の通り、規制当局から正式な査察報告書を受け取るよりもずっと前に、直ちに対応策の検討を開始してください。
ただし、対応策の検討を開始するとは、必ずしもすべてのアクションを完了させることを意味するわけではありません。根本原因を特定するための調査を開始することも含まれます。これは適切かつ必要な手順です。強固な回答を作成するために、まずは着手することが重要です。
回答の構成
David Jasek: 回答そのものについては、いくつかの作成方法があります。このスライドに示されている構成案は、これまで非常に有効であった手法です。
指摘された個々の不備に対して回答し、組織が講じるアクション、完了予定日、中間管理策、そして必要に応じて遡及的なレビューの内容を網羅するようにしてください。
次のスライドで、これらについて説明する例を挙げます。
ただし、長期的なアクションが必要になる場合があることにも触れておきます。大規模な調査や、施設の大幅な改修が必要な場合、これらは非常に長期にわたる可能性があり、査察官を納得させるために何度も更新や修正を繰り返す必要があるかもしれません。
あらかじめお伝えしておきますが、回答の作成とアクションの完了の両面において、長期にわたるプロセスになる可能性があります。
回答例
David Jasek: 具体的な例を挙げて説明します。仮定の話ですが、規制当局の査察中に、製造エリアのグレードBにおけるHEPAフィルターの不具合に関する逸脱が指摘され、その逸脱管理が不十分で不適切であると判断されたとします。
この査察への対応例として、前述の構成案に従い、部門横断的なグループを招集して新たな逸脱報告書を作成し、調査と完全な評価を行うという方法があります。
この逸脱報告書で根本原因を特定し、その原因を完全に解消するための適切な是正処置・予防処置（CAPA）を策定します。これが是正措置として講じるべき中核的なアクションとなります。
期限については、CAPAの完了予定日を査察官に約束することになります。繰り返しになりますが、これは現実的な日付である必要があります。どの機関の査察官も、期限の延長を求められることを好みません。そのような申し出は、決して歓迎されるものではありません。
期限の設定に加え、中間管理策のレビューと実施を行うことも、このケースにおける適切な対応例です。
HEPAフィルターの不具合が発生した部屋は、現在グレードBの条件を満たしていますか？それを裏付ける証拠はありますか？傾向データはありますか？環境モニタリング（EM）の管理状況はどうなっていますか？客観的にどのように検証できますか？
その点は逸脱管理および回答書に含めるべきです。もし部屋が仕様を満たしていないのであれば、管理上の措置として使用を停止すべきです。
また、この件は遡及的なレビューが強く求められる事案です。前回のHEPAリークテストから今回の不具合発生までの間、その部屋はどのように使用されていましたか？製造されたバッチはありますか？それらのバッチにリスクはありませんか？こうした点をレビューで評価する必要があります。これこそが、査察官の指摘に対する堅実な対応と言えます。単に指摘された逸脱の内容を修正するだけでなく、その問題から生じ得るすべての潜在的な影響に対処するということです。それに基づき、より強固な逸脱調査を行うこと。これこそが、査察官が回答に期待する「ゴールドスタンダード」です。
フォローアップの連絡
David Jasek: 次に、査察官や規制当局との連絡やフォローアップについて簡単に触れておきます。連絡を取り合う方法は多岐にわたりますが、担当する規制当局によって多少異なります。進捗状況の報告を強く求める査察官もいれば、特定の報告形式を指定してくる場合もあります。一方で、そうした報告を望まない査察官もいます。
しかし根本的には、個々の査察官や規制当局だけでなく、指摘事項の重大性や、約束した是正措置の内容によっても対応は変わってきます。
結論を急ぐなら「ケースバイケース」です。ただし、査察官と連絡を取り合う手段を確保し、査察の状況や是正措置の進捗を報告できるようにしておくことが重要です。
まとめ
David Jasek: さて、プレゼンテーションの主要な部分は以上です。質疑応答に移る前に、簡単にまとめのスライドを確認しておきましょう。
まず第一に、査察前の準備が成功への鍵となります。監査における役割、責任、ロジスティクス、バックルームで運用するプロセスなどを練習しておくこと。これらが十分に練られ、実践されていればいるほど、査察中のリスクやミスは軽減されます。最後に、当たり前のことと思われるかもしれませんが、査察に対して包括的かつ堅実な回答を行うことが、規制当局との関係を前進させる上で組織にとって最善の道となります。
これらすべてが適切に実行されれば、理想的には、組織は規制当局から「低リスク」と見なされるようになります。その結果、査察の頻度が減ったり、規制当局からの監視が緩和されたりする可能性があります。組織としては、規制当局から「安心して任せられる」と評価されることを目指すべきです。
それでは、皆様ありがとうございました。
質疑応答およびパネルディスカッション
David Jasek: それでは、質疑応答とディスカッションのセクションに移ります。パネリストの皆様は、カメラをオンにしてミュートを解除していただけますでしょうか。
ありがとうございます。チャットにはあまり質問が来ていないようですので、ディスカッションのセクションに進めさせていただきます。Stephan Croftさん、ぜひお話しいただきたい質問があります。
多くの組織で、査察準備のためのリソース確保や優先順位付け、あるいは経営層の理解を得ることに苦労しているケースをよく見かけます。
品質部門や規制部門の専門家が、組織内でどのように経営層に働きかけ、準備のためのリソースを確保していけばよいか、アドバイスをいただけますでしょうか。
ステファン・クロフト： はい、その通りです。皆さんに聞こえていると良いのですが、もし背景に雑音が入っていたら申し訳ありません。息子が後ろで泣き叫んでいまして。さて、まずは組織サーベイから始めることができます。これは組織のどのレベルからでも主導可能です。査察対応準備について語る際、それが単一の拠点レベルなのか、ネットワーク内の複数拠点なのかを理解しておく必要があります。組織サーベイは一般的に低コストで迅速に実施でき、人々の経験、エンゲージメントのレベル、そして組織の各階層が査察や監査のリスクをどの程度認識しているか、また査察の受け入れから終了までを成功させる能力がどの程度あるかといった「温度感」を即座に把握できます。デビッド、先ほどおっしゃったように、これには一連のサイクルがあるからです。つまり、組織サーベイを通じて、査察チームが実際のロジスティクスをどう扱っているか、査察に関する法的責任や要件を理解しているか、受け入れのロジスティクスを把握しているか、そして事後のフォローアップや完了までをどう管理しているかを確認できるのです。
もう一つの領域は、各階層のマネジメント層への教育です。査察の目的や、もし失敗した場合のリスクを確実に理解してもらう必要があります。査察をどう管理すべきかという点は、デビッドがこれまで発信してきた内容の繰り返しになりますが、重要なのは、マネジメント層に提供するフィードバックや情報が最新であり、査察を行う規制当局の基準と整合していることを確認することです。
これを促進する一つの方法は、プログラムの一環としてスポンサーを特定し、交渉することです。そうすれば、マネジメント層は社内の上層部がこのプログラムを支援しており、彼らがエグゼクティブレベルのステークホルダーであることを認識できます。これは、物事を円滑に進めるために誰かの後押しが必要な場面で非常に重要です。
査察対応チームを立ち上げる際は、チームへの参加に関心がある人材に目を向けてみてください。自ら志願した人や、個人の能力開発プログラムや継続的な専門能力開発の一環として取り組む人は、意欲的で主体的に関与してくれるはずです。こうした機会を活かせる適切な人材を見極めることが大切です。彼らは組織全体、あるいは異なる拠点間を横断して連携することになるでしょう。
また、リスクや失敗の要因をブレインストーミングすることも重要です。法規制の変更、社内の変化によって露呈したリスク、技術的な不具合、過去に発生した事象、前回の査察で指摘された事項など、リスクが懸念される領域を洗い出します。
繰り返しになりますが、複数の拠点がある場合は、各拠点で確認された不備を共有し、ある拠点で起きた問題がネットワーク全体で繰り返されないようにするためのブレインストーミングが有効です。
そして当然ながら、手順や月次のルーチン、フォローアップのアクションを構築し、模擬査察を活用して組織の失敗やリスク、あるいは未熟な点を浮き彫りにすることを検討してください。これを自己点検プログラムの一部として組み込むことも可能です。
デビッド、これで参考になりましたでしょうか。
デビッド・ジェセック： はい、ステファン、ありがとうございます。非常に有益でした。ちょうど質問が届きましたので、パネリストの皆さんに投げかけたいと思います。
規制査察の最中に、規制には記載されていない事項について査察官から指摘を受けた場合、どのように対処するのが最善でしょうか？まずはヒースからお願いします。
ヒース・コーツ： ええ、私から回答させていただきます。先ほどデビッドが話の中で触れたように、査察官の姿勢や査察の進め方によって、彼らが用いる査察手法は異なります。また、CFR（連邦規則集）は非常に一般的な表現で書かれており、スポンサーや申請者が解釈できる余地があるという点も忘れてはなりません。
残念ながら、その自由度や主観的な解釈は査察官側にも当てはまることがあります。規制を誤解している場合や、規制にないことを理由に企業を指摘しようとする状況に直面することもあるでしょう。デビッドが先ほど話した通り、ある時点で「これ以上議論を続けても有益ではない」と判断しなければならない時が来ます。483フォーム（査察観察事項）への回答を行う機会と責任は自分たちにあります。その際、自分たちの解釈を引用し、なぜそれが規制上の指摘として妥当ではないと考えるのかを回答に盛り込むことをお勧めします。
デビッド・ジェセック： ヒース、ありがとうございます。他にコメントしたいパネリストはいますか。
リアム・ブリーン： 規制に記載がない場合でも、患者の安全が目的であれば、より良い対応を目指して歩み寄り、基準を引き上げていく姿勢を見せることは常に有効だと思います。
ステファン・クロフト： リスクのある領域を指摘するだけにとどめるべきでしょう、デビッド。検査官が不備について根本的に誤解している、あるいは見当違いな指摘をしていると判断した場合は、必ず再検討を求めるべきです。なぜなら、私たちが代表すべきステークホルダーには、私たち自身や自社も含まれているからです。
ただし、非常に慎重になるべき点は、そもそも私たちがその不備を正しく理解しているか、そして指摘の根拠となっている条項を完全に把握しているかという点です。
もし誤った主張をしてしまうと、検査官から「運営方法を理解していない」と見なされ、改善能力に対する信頼を失うリスクがあります。そのため、反論する際には細心の注意が必要です。反論が必要な場合は、あくまで敬意を払った態度で、私たちの立場を改めて説明するようにしましょう。
デビッド・ジャセック： ええ、それも重要な指摘ですね。ステファン、改めてありがとうございます。
閉会の挨拶
オリバー・ボール： それでは、本日はそろそろ終了の時間です。皆様、ご参加いただき誠にありがとうございました。本日の内容はオンデマンドで配信されます。アクセス方法の詳細はウェビナー終了後に送付いたしますが、Dark Horseのウェブサイトからもご確認いただけます。
次回は10月25日に「フェーズに応じた分析開発」をテーマにウェビナーを開催しますので、ぜひご参加ください。詳細や今後のウェビナー情報については、オンラインで公開いたします。
本日はご参加ありがとうございました。また次回お会いできることを楽しみにしています。
パネリストの皆様、ありがとうございました。